E-zwolnienia w praktyce

Od grudnia zeszłego roku w systemie ubezpieczeń społecznych wprowadzono zmiany dotyczące wystawiania zwolnień lekarskich, które przybrały formę elektroniczną. Zmiany odnoszą się zarówno do lekarza wystawiającego zwolnienie, chorego pracownika oraz płatnika składek (pracodawcy).

Jak to wygląda w praktyce?

Aktualnie lekarz, po stwierdzeniu podstaw do wystawienia zwolnienia lekarskiego, przekazuje odpowiednie zaświadczenie elektronicznie do ZUS (z podpisem elektronicznym). Najpóźniej następnego dnia ZUS udostępnia elektroniczne zaświadczenie lekarskie na profilu pracodawcy. Informacja taka jest też od razu przekazywana na profil ubezpieczonego (pracownika).

Pracownik nie otrzymuje więc od lekarza zwolnienia do ręki. Wszystkie działania zachodzą wyłącznie elektronicznie – na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Można dodatkowo aktywować usługę powiadomień sms. Pracownik nie musi zakładać profilu w PUE ZUS. Ważne, aby miał go pracodawca.

Ewentualne trudności

Sceptycy wskazują, że wiele placówek służby zdrowia nie jest przygotowanych do posługiwania się systemem internetowym lub cierpią na czasowy brak dostępu do sieci. Oprócz infrastruktury, kłopotem może być też brak umiejętności obsługi systemu przez lekarzy. Ustawodawca przewidział takie sytuacje i wprowadził możliwość wystawienia zaświadczenia w tzw. trybie alternatywnym, czyli na wydrukowanym wcześniej formularzu z systemu teleinformatycznego. Takie wypełnione zaświadczenie w ciągu trzech dni roboczych lekarz powinien wprowadzić do systemu informatycznego, aby odpowiednia informacja pojawiła się na profilu ZUS.

Dodatkowe problemy

W razie innych pytań, kłopotów lub wątpliwości, które mogą pojawiać się zwłaszcza teraz, w pierwszych miesiącach obowiązku wystawiania e-zwolnień, ZUS zaleca kontakt z Centrum Obsługi Technicznej ZUS pod numerem telefonu – 22 560 16 00. Po wskazaniu zakresu rozmowy otrzymamy połączenie ze specjalistą właściwym dla elektronicznych zwolnień.

Po co ta digitalizacja?

Wprowadzone zmiany przyczynią się m.in. do zwiększenia efektywności procesu obsługi zwolnień lekarskich, zniesienia obowiązku archiwizacji papierowych zaświadczeń przez pracodawcę, zwiększenia możliwości działań kontrolnych przez ZUS, czy utrudnienia sfałszowania elektronicznego zwolnienia.

Co musi zrobić pracodawca?

Jedyną czynnością, którą musi zrobić pracodawca, aby móc prawidłowo korzystać z elektronicznych zwolnień lekarskich jest założenie profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (dostępny na stronie www.zus.pl/pue/rejestracja). Jest to wymagane, gdy pracodawca jest zobowiązany do przekazywania ZUS elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, czyli kiedy opłaca składki za co najmniej 5 osób (wlicza się do tego też sam pracodawca).

Jeżeli pracodawca rozlicza mniej niż 5 osób i nie założy takiego profilu, musi poinformować pisemnie swoich pracowników o tym, że powinni dostarczać wydruk e-zwolnienia. W takiej sytuacji zaświadczenie trafia od lekarza do ZUS elektronicznie, a do pracodawcy tylko w formie papierowej.

Mateusz Zając
Affre i Wspólnicy

Poprzedni artykuł
Następny artykuł