Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą – zmiany w prawie

Od stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas pracodawca musiał przechowywać akta osobowe pracownika przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Ten okres został skrócony do 10 lat. Dotyczy to również pracy na podstawie umowy zlecenia.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Przepisy dotyczą wszystkich nowozatrudnionych pracowników. Tak więc jeśli zatrudniamy pracowników w 2019 roku po raz pierwszy w danym zakładzie pracy, to okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat.

Natomiast co do wcześniej zatrudnionych pracowników – nie zawsze będzie można skrócić okres przechowywania dokumentacji. Wszystko zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony.

  • Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku

Jeśli zatrudniamy pracownika od 1999 roku albo pracuje dla nas jeszcze dłużej – to jego dokumentację nadal trzeba przechowywać przez 50 lat.

  • Pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 roku

Jeśli sklep zatrudniał pracowników we wskazanym dwudziestoleciu, to może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Warunkiem jest złożenie do ZUS tzw. raportów informacyjnych (ZUS RIA) za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie. Pracodawca musi jednak najpierw złożyć do ZUS odpowiednią deklarację – Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Pracodawca może się na to zdecydować w dowolnym momencie.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Za pracowników nadal zatrudnionych pracodawca składa raport informacyjny na bieżąco, wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń, czyli z chwilą rozwiązania stosunku pracy. Natomiast za wszystkich byłych pracowników pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia do ZUS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi – musi nadal przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Co to jest raport informacyjny?

Raport informacyjny zawiera dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy. Będą to przede wszystkim dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury albo renty. Raport wypełnia się na formularzu ZUS RIA. Jest on dostępny do pobrania na stronie ZUS.

Co jeszcze należy zrobić?

Obecnie, każdy pracownik, z którym pracodawca się rozstaje powinien otrzymać od niego, wraz ze świadectwem pracy:

  • kopię raportu ZUS RIA,
  • informację przez jaki okres jego dokumentacja będzie przechowywana,
  • informację, kiedy może ją odebrać,
  • informację, że jeśli jej nie odbierze – zostanie ona zniszczona,
  • informację, że ma prawo otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej.

Byłych pracowników o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji oraz przysługujących im prawach poinformuje ZUS.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji?

Okres 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę (lub zlecenia) wygasła. Jeśli pracodawca zdecydował się złożyć raporty informacyjne za byłych pracowników – okres 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył taki raport do ZUS.

Co zrobić z dokumentacją po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania były pracownik może odebrać swoją dokumentację. Ma na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Dopiero po upływie tego dodatkowego okresu pracodawca ma 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Pracodawca nie może natomiast zniszczyć dokumentacji, jeśli wie, że może ona posłużyć za dowód w toczącej się sprawie.

Szczegółowe informacje o tym jak wypełnić druki ZUS OSW oraz ZUS RIA dostępne są tu:

https://www.zus.pl/documents/10182/167567/Poradnik+ZUS+OSW%2C+ZUS+RIA.pdf/5bd51288-7bae-d65b-b2c0-5a13c5dffde2?version=1.0

Poprzedni artykuł
Następny artykuł