Pierwszą reakcją w firmie na przeszukanie Prezesa UOKiK jest zwykle stres. Emocje trzeba jednak odsunąć na bok, żeby zdać sobie sprawę z dwóch najważniejszych konsekwencji przeszukania:
Potencjalne błędy popełnione przez pracowników wiążą się z ryzykiem wysokich kar za utrudnianie czynności. Dotyczy to także działań niezamierzonych.
Dalsze decyzje względem spółki organ podejmuje w oparciu o materiał dowodowy (np. maile) zabezpieczony w trakcie inspekcji. Dlatego tak ważne jest, by już w tym momencie zdyscyplinować pracowników i uporządkować sposób współpracy z urzędem.
Czasem spotykamy się z argumentem, że skoro kontrolerzy zachowują się uprzejmie i wprowadzają dobrą atmosferę „rutynowego” przeszukania, to zapewne sprawa nie jest poważna. To błąd: w praktyce postępowanie urzędu jest zawsze skrupulatne i opiera się na stałych regułach. Każdy przedsiębiorca jest traktowany tak samo; nie ma mowy o pobieżnym przeglądaniu materiału czy pobłażliwości.
Poniżej przedstawiamy checklistę najważniejszych czynności i zachowań, o których trzeba pamiętać na początku przeszukania UOKiK.
Checklista: co zrobić na początku przeszukania UOKiK
Poproś o postanowienie sądu, upoważnienia oraz legitymacje kontrolerów. Sprawdź: zakres sprawy, okres, za który będą zbierali materiały, dane Twojej spółki, tożsamość urzędników, datę ważności legitymacji oraz czas trwania przeszukania. Zanotuj wszystko. Przeszukanie nie może wykraczać poza to, co wskazano w dokumentach.
Nie blokuj ani nie opóźniaj rozpoczęcia kontroli. Urzędnicy poproszą o spotkanie z członkiem zarządu – dopilnuj, żeby odbyło się niezwłocznie. Udostępnij urzędnikom pomieszczenie, np. salkę konferencyjną, w którym przez kolejne dni będą prowadzić czynności.
Przedstawiciel przeszukiwanego ma prawo śledzić pracę przeszukujących, sprawdzać, czy zakres kontroli nie jest przekroczony i zgłaszać uwagi. Wyjaśni Ci całą procedurę i pomoże zabezpieczyć Twoje prawa.
Takie działania mogą zostać uznane za utrudnianie przeszukania, co grozi karą do 3% obrotu oraz karami osobistymi do 50-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Zdarza się, że w wyniku kontroli przedsiębiorca nie ponosi konsekwencji za złamanie prawa konkurencji, ale otrzymuje karę za utrudnianie przeszukania.
Takie zachowanie było już podstawą nakładania wysokich kar. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna musi być ściśle kontrolowana.
Przedsiębiorca ma obowiązek przekazać do skopiowania i analizy wszelkiego rodzaju dane z telefonów, laptopów, komputerów i serwerów. Dotyczy to także prywatnych telefonów, o ile są wykorzystywane do celów służbowych.
Wyznacz osobę z Twojej firmy, która będzie stale w kontakcie z kontrolerami i która będzie asystować przy wszystkich ich pracach. Notuj zachowania kontrolerów. Na bieżąco pytaj ich, jakie czynności podejmują i co planują. Dobra komunikacja to podstawa.
W czym pomagamy podczas kontroli
Najważniejsze obszary, w których jako kancelaria zewnętrzna możemy wesprzeć przedsiębiorcę w trakcie przeszukania i po jego zakończeniu.
Wyruszamy od razu po wezwaniu. W Warszawie docieramy na miejsce w ciągu 30-60 minut i od tego momentu koordynujemy współpracę z UOKiK. W przypadku innych miast do czasu przyjazdu asystujemy klientowi zdalnie.
Oceniamy zasadność żądań przeszukujących i zgłaszamy zastrzeżenia. W razie potrzeby kierujemy zażalenia do sądu na działania, które wykraczają poza standardy.
Sprawdzamy korespondencję elektroniczną, którą kontrolujący zabierają do dalszych analiz. Interweniujemy, gdy dane wiadomości wykraczają poza zakres przeszukania lub są objęte tajemnicą.
Asystujemy pracownikom podczas przesłuchań i reagujemy, gdy pytania idą za daleko. Czuwamy nad przebiegiem przeszukania urządzeń i dokumentów.
Pracownicy z powodu stresu mogą popełniać błędy, które UOKiK odbiera jako utrudnianie postępowania. Minimalizujemy to ryzyko.
Dbamy o zgodność protokołu z przebiegiem czynności i redagujemy ewentualne zastrzeżenia.
W razie potrzeby kierujemy do sądu zażalenia. Może to skutkować unieważnieniem przeszukania lub poszczególnych czynności.
Przedstawiamy zarządowi analizę możliwych skutków przeszukania. Zebrana wiedza i konkretne przykłady mogą posłużyć także do szkolenia zespołu klienta.
W przypadku, gdy UOKiK zdecyduje się na wszczęcie postępowania, możemy podjąć się reprezentacji przedsiębiorcy na dalszych etapach sprawy, także przed sądami.
Nasze doświadczenie
Wspieramy przedsiębiorców w sprawach dotyczących kontroli i przeszukań UOKiK
FAQ: najczęstsze pytania o przeszukanie UOKiK
Tak. Przeszukania UOKiK są niezapowiedziane, ale wymagają zgody udzielonej przez sąd.
Tak, po sprawnym zweryfikowaniu ich tożsamości i przedstawionych dokumentów. Nie można uzależniać rozpoczęcia przeszukania od obecności prezesa, członka zarządu lub prawnika.
NIE WOLNO usuwać, ukrywać ani przenosić dokumentów i danych, zmieniać haseł, przekierowywać poczty ani wynosić urządzeń z firmy. Nie wolno kasować wiadomości – nawet jeśli treści służbowe były wysłane z prywatnych telefonów czy prywatnych kont w komunikatorach. Pracownicy nie powinni też informować o przeszukaniu osób spoza firmy, a osób z firmy, jeśli urzędnicy o to poproszą.
Nie. Informowanie podmiotów zewnętrznych może zostać uznane za ostrzeganie przedsiębiorców, u których również mogą być prowadzone czynności. Informację należy przekazywać tylko osobom, których udział jest niezbędny, najlepiej po konsultacji z prawnikiem i w porozumieniu z przeszukującymi.
Tak. Wiadomości w komunikatorach mogą zostać objęte przeszukaniem, jeżeli dotyczą spraw służbowych i przedmiotu postępowania. Nie wolno ich usuwać po rozpoczęciu przeszukania.
TAK, przeszukania mogą rozciągać się na kolejne dni. Po zakończeniu czynności w danym dniu urzędnicy pozostawiają sprzęt i materiały w wykorzystywanym pomieszczeniu i plombują je. Bardzo ważne, aby plomba pozostała nienaruszona pod nieobecność przeszukujących. Jej uszkodzenie może wiązać się z zarzutem utrudniania przeszukania i karami finansowymi.
Tak, jeżeli telefon był wykorzystywany do celów służbowych lub może zawierać informacje objęte przeszukaniem. Sam fakt, że urządzenie jest prywatne, nie wyłącza możliwości sprawdzenia znajdującej się na nim korespondencji służbowej.
NIE, sama obawa przed niekorzystnymi skutkami dla firmy nie uzasadnia odmowy odpowiedzi. Jeżeli jednak odpowiedź mogłaby narazić daną osobę lub jej najbliższych na odpowiedzialność karną, przesłuchiwany ma prawo odmówić udzielenia informacji. Przeszukujący mają obowiązek o tym prawie pouczyć. Należy pamiętać, że za składanie fałszywych zeznań grozi odpowiedzialność karna.
Za utrudnianie mogą zostać uznane m.in. usuwanie lub ukrywanie dokumentów lub wiadomości wewnętrznych i zewnętrznych, odmowa podania hasła, zmiana haseł, wynoszenie urządzeń oraz celowe spowalnianie pracy komputerów. Ukarane może zostać również działanie nieumyślne.
Firmie grozi kara pieniężna w wysokości do 3% jej rocznego obrotu. Kara może zostać nałożona niezależnie od wyniku postępowania dotyczącego samego naruszenia prawa konkurencji.
W Twojej firmie trwa przeszukanie?
Nie podejmuj pochopnych decyzji. Pamiętaj, że przeszukanie to początek postępowania, dlatego błędy popełnione w tej fazie mogą mieć duże konsekwencje. Jeśli potrzebujesz porady, skontaktuj się z nami.