Skuteczne zapobieganie naruszeniom prawa konkurencji i konsumenckiego w firmie pozwoli zaoszczędzić duże pieniądze i uchronić organizację przed stratami wizerunkowymi. Aby to osiągnąć, w przedsiębiorstwie powinny funkcjonować solidne programy compliance. Podpowiadamy jak zbudować taki program i na co zwrócić uwagę w 10 krokach:
🔴 Przykład musi iść z góry
Pierwszym krokiem do zbudowania programu compliance jest przekonanie i zaangażowanie kierownictwa firmy w stworzenie narzędzi do zapewnienia zgodności z prawem konkurencji i konsumenckim.
🔴 Zidentyfikuj ryzyka
Prowadzenie biznesu nieodłącznie wiąże się z ryzykiem. Dobry program compliance powinien przede wszystkim adresować najpoważniejsze ryzyka prawne i te, których wystąpienie jest najbardziej prawdopodobne. W dalszych krokach podajemy przykłady różnych obszarów ryzyka prawnego, do których powinien odnosić się program compliance.
🔴 Czy twoja firma funkcjonuje w sieci dystrybucyjnej?
Prawo konkurencji mocno ingeruje w organizację sieci dystrybucyjnej. Producenci lub dostawcy mogą nakładać na swoich dystrybutorów pewne wymogi i ograniczenia dla osiągnięcia celów biznesowych związanych z modelem dystrybucji. Funkcjonowanie dystrybucji nie może jednak wykraczać poza to co dopuszczalne przez reguły konkurencji. Szczególnie wrażliwym obszarem jest polityka cenowa dystrybutorów oraz ograniczenia ich swobody sprzedawania na pewnych obszarach lub do grup klientów.
🔴 Czy bierzesz udział w przetargach?
Zmowy przetargowe to najpoważniejsze naruszenia prawa konkurencji. Zakłócanie przetargu publicznego jest dodatkowo przestępstwem zagrożonym karą pozbawienia wolności. Procedury związane ze startowaniem w przetargach, wchodzeniem w konsorcja powinny być sprawdzone, a pracownicy odpowiedzialni za ten obszar odpowiednio przeszkoleni.
🔴 Czy prowadzisz działalność B2C?
Na firmach wchodzących w relacje z konsumentami ciążą szczególne obowiązki. Konsumenci mają prawo do pełnej i rzetelnej informacji oraz nie mogą być wprowadzani w błąd. Umowy z konsumentami (ogólne warunki i regulaminy) nie mogą zawierać tzw. klauzul abuzywnych. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty oraz treści reklamowe kierowane do konsumentów.
🔴 Czy mam kontakty z konkurentami i jeśli tak – w jakim zakresie?
Prowadząc działalność gospodarczą stykamy się z konkurentami na różnych polach. Programy compliance powinny zawierać odpowiednie wytyczne postępowania dla osób biorących udział w organizacjach branżowych i stowarzyszeniach. Z uwagi na zaostrzone reguły odpowiedzialności antymonopolowej dotyczącej uczestnictwa w związkach przedsiębiorców należy również zweryfikować zasady funkcjonowania organizacji (np. statuty), których członkiem jest nasza firma.
🔴 Wybierz właściwe narzędzia compliance
To, co powinien zawierać program zgodności, zależy od wielkości, działalności i profilu ryzyka firmy. Podstawowe narzędzia compliance to między innymi szkolenia personelu, opracowanie spisanych polityk lub wytycznych dla pracowników. Uzupełnieniem programu powinna być procedura identyfikowania, klasyfikowania, przechowywania i odpowiadanie na skargi dotyczące reguł konkurencji prawa konsumenckiego. Kluczowe jest też wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za compliance w firmie. W większych organizacjach powinno być to wydzielone stanowisko raportujące bezpośrednio do zarządu. W mniejszych firmach funkcję compliance oficera może pełnić jeden z członków zarządu.
🔴 Dostosuj zakres wiedzy i obowiązków do poszczególnych osób
Naruszeń prawa konkurencji i konsumenckiego dokonują ludzie, dlatego to ludzie powinni mieć świadomość co wolno, a czego nie wolno. Jednocześnie zakres wiedzy przekazywanej poszczególnym osobom powinien być dostosowany do ich zakresu obowiązków i pozycji w firmie. Szkolenia powinny być praktyczne dostosowane do poszczególnych grup odbiorców. Inne obszary prawa i inne przykłady szkoleniowe mają znaczenie w pracy handlowców, a inne w pracy marketingowców.
🔴 Weryfikuj skuteczność programu
Budowa skutecznego compliance to proces. Cykliczny i krytyczny audyt rozwiązań w naszej firmie pozwoli udoskonalić program oraz pozbyć się zbędnych elementów.
🔴 Zejdź na ziemię
W wyjaśnieniu do tego punktu posłużymy się cytatem: „Nawet najlepszy korporacyjny program compliance nie będzie wart papieru, na którym został napisany, jeśli pracownicy nie mogą osiągnąć swoich celów bez przynajmniej poważnej pokusy uciekania się do nielegalnych, antykonkurencyjnych środków”
Autor tekstu – mec. Jakub Sadurski
Źródło: OECD (2021), Competition Compliance Programmes, OECD Competition Committee Discussion Paper, 5.3. (tłum. własne)