e-Doręczenia: najczęstsze pytania

E-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pozwalają na elektroniczne przesyłanie i odbieranie korespondencji z urzędami oraz innymi podmiotami. System działa na zasadzie dedykowanej skrzynki doręczeń, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z pełnym zachowaniem dowodów doręczenia. Korzystanie z e-Doręczeń jest możliwe poprzez portal mObywatel.gov.pl, edoreczenia.gov.pl, Konto Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl oraz systemy kancelaryjne zintegrowane z e-Doręczeniami.

Nie. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje obecnie (20.03.2025) niektóre grupy podmiotów publicznych oraz niepublicznych, np. firmy zarejestrowane od 1 stycznia 2025 czy osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Stopniowo obowiązek będzie obejmował kolejne grupy: między innymi od 1 kwietnia 2025 roku podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak spółki prawa handlowego, fundacje czy stowarzyszenia.

Osoby fizyczne mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie.

Harmonogram wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń:

• Od 1 stycznia 2025 r.
  • Organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe;
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), KRUS i NFZ;
  • Agencje wykonawcze i uczelnie publiczne;
  • Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz);
  • Podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) lub do CEIDG.
• Od 1 kwietnia 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) przed 1 stycznia 2025 r.
• Od 1 lipca 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
• Od 1 października 2026 r.
  • Wszystkie pozostałe podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
• Od 1 października 2029 r.
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (PUH).
  • Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Korzystanie z e-Doręczeń przynosi liczne korzyści:

• Oszczędność czasu i wygoda – odbiór korespondencji z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem posiadania dostępu do internetu;
• Niższe koszty – korespondencja z urzędami jest bezpłatna, co zmniejsza wydatki na tradycyjną wysyłkę;
• Bezpieczeństwo i pewność doręczenia – system zapewnia tajemnicę korespondencji oraz generuje dowód doręczenia i odbioru wiadomości;
• Redukcja zużycia papieru – dokumenty docierają do odbiorcy w formie elektronicznej i nie wymagają utrwalenia w formie papierowej.

Tak, system e-Doręczeń zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Komunikacja jest szyfrowana, a dostęp do skrzynki wymaga silnej autoryzacji. Skrzynkę do e-doręczeń może założyć każdy obywatel, który ma profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód). Ponadto, system ten zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, a także dostęp do informacji o dacie i czasie wysłania lub otrzymania korespondencji.

Korespondencja od obywateli i firm do urzędów, a także pomiędzy podmiotami publicznymi jest bezpłatna. Natomiast wysyłka między firmami oraz między firmą a osobą fizyczną podlega opłacie w wysokości 5,30 zł netto – za publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).

Nie. E-Doręczenia różnią się od zwykłego e-maila zarówno pod względem technicznym, jak i prawnym.

• E-mail to zwykła wiadomość elektroniczna, która nie gwarantuje pewności doręczenia ani nie jest formalnie uznawana za dokument urzędowy.
• E-Doręczenia działają jak list polecony – zapewniają dowód nadania, odbioru oraz potwierdzenie doręczenia.
• Bezpieczeństwo: e-Doręczenia wymagają uwierzytelnienia i zapewniają integralność przesyłanych dokumentów, co odróżnia je od tradycyjnych wiadomości e-mail.

Publiczna usługa hybrydowa (PUH) to połączenie doręczeń elektronicznych z tradycyjną wysyłką pocztą. Działa w ten sposób, że nadawca (zawsze podmiot publiczny, np. urząd) wysyła do odbiorcy, który nie posiada skrzynki doręczeń, dokumenty elektronicznie, ale ostatecznie zostają one wydrukowane i doręczone odbiorcy w wersji papierowej przez Pocztę Polską.

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy:

• Podmiotów publicznych, w tym organów administracji rządowej, jednostek samorządu terytorialnego, sądów, prokuratury i innych instytucji państwowych;
• Podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS i CEIDG;
• Osób wykonujących zawody zaufania publicznego (np. adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych);
• Fundacji i stowarzyszeń wpisanych do KRS (terminy analogiczne do firm).

Osoby fizyczne mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie.

Harmonogram wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń:

• Od 1 stycznia 2025 r.
  • Organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe;
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), KRUS i NFZ;
  • Agencje wykonawcze i uczelnie publiczne;
  • Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza);
  • Podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) lub do CEIDG.
• Od 1 kwietnia 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) przed 1 stycznia 2025 r.
• Od 1 lipca 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
• Od 1 października 2026 r.
  • Wszystkie pozostałe podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
• Od 1 października 2029 r.
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (PUH);
  • Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Nie, dla osób fizycznych e-Doręczenia są dobrowolne. Każdy może zarejestrować adres do e-Doręczeń, ale nie jest to obowiązkowe. Raz zarejestrowany adres staje się domyślną formą korespondencji z urzędami – wszystkie dokumenty będą doręczane elektronicznie.

Tak, fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Oznacza to, że od określonych terminów powinny posiadać adres do e-Doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (RDE).

Od 1 stycznia 2025 nowo rejestrowane fundacje i stowarzyszenia mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń.

Od 1 kwietnia 2025 obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń obejmuje także wszystkie pozostałe fundacje i stowarzyszenia zarejestrowane w KRS.

Nie, spółka cywilna nie może mieć adresu do e-Doręczeń.

Spółka cywilna nie posiada odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej – to jedynie umowa łącząca wspólników. Adresy do e-Doręczeń mogą mieć jedynie jej poszczególni wspólnicy.

Nie, zagraniczne firmy nie mają obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń. Obowiązek ten dotyczy jedynie podmiotów wpisanych do KRS.

Jeśli zagraniczna firma nie jest zarejestrowana w Polsce, ale posiada polski NIP, może dobrowolnie założyć adres do e-Doręczeń.

Terminy wdrażania e-Doręczeń różnią się w zależności od podmiotu:

• Od 1 stycznia 2025 r.
  • Organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe;
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), KRUS i NFZ;
  • Agencje wykonawcze i uczelnie publiczne;
  • Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza);
  • Podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) lub do CEIDG.
• Od 1 kwietnia 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS (np. spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia) przed 1 stycznia 2025 r.
• Od 1 lipca 2025 r.
  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
• Od 1 października 2026 r.
  • Wszystkie pozostałe podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
• Od 1 października 2029 r.
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (PUH);
  • Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Aby uzyskać adres do e-Doręczeń, należy złożyć wniosek online poprzez oficjalną stronę rządową (np. biznes.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl). Wniosek należy podpisać elektronicznie przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub pieczęci elektronicznej.

• Osoby fizyczne: imię, nazwisko, numer PESEL.
• Przedsiębiorcy (CEIDG/KRS): nazwa firmy, NIP, KRS (jeśli dotyczy), dane administratora skrzynki.
• W przypadku rejestracji przez pełnomocnika: konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa (szczegóły w pytaniu „Czy pracownik musi mieć pełnomocnictwo do założenia skrzynki e-Doręczeń dla firmy?”).

Nie, adres do e-Doręczeń to nie adres e-mail. Jest to unikalny identyfikator przypisany do podmiotu, który umożliwia bezpieczną komunikację w ramach systemu e-Doręczeń. Wiadomości wysyłane przez e-Doręczenia są prawnie równoważne listom poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Od 1 marca 2025 roku adresy do e-Doręczeń dla osób fizycznych (zarówno nowe, jak i te wpisane przed tą datą) uzyskały bezterminowy okres ważności.

Nie można zmienić istniejącego adresu do e-Doręczeń. Jest on przypisany na stałe do danego podmiotu lub osoby. Jeśli konieczna jest zmiana administratora skrzynki, można dokonać jej w ustawieniach konta.

Nie można zmienić adresu e-Doręczeń, ale można zaktualizować dane administratora. Jeśli firma zostaje zlikwidowana lub przejęta, konieczne jest wnioskowanie o usunięcie adresu z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Nie. Zgodnie z ustawą, istnieje zasada jednego adresu do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu.

Tak. Jeśli wniosek składa osoba inna niż wskazana w KRS/CEIDG do reprezentowania podmiotu (np. członek zarządu), musi posiadać pełnomocnictwo.

Przedsiębiorcy mogą podpisać wniosek za pomocą jednego z następujących narzędzi:

• Profil Zaufany,
• Podpis kwalifikowany,
• e-Dowód.

Tak. Opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł i należy ją wpłacić na konto urzędu gminy właściwego dla siedziby firmy lub miejsca zamieszkania mocodawcy.

E-Doręczenia można odbierać poprzez:

• Portal mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl,
• Konto Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• System kancelaryjny EZD (jeśli jest zintegrowany z e-Doręczeniami),
• Aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Każda wiadomość otrzymana w skrzynce doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Nie. Wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka internetowa. Można także korzystać z systemów EZD lub integracji w firmowych aplikacjach do zarządzania dokumentacją.

• Logowanie: Odbiorca loguje się do swojej skrzynki e-Doręczeń.
• Odbiór wiadomości: Po zalogowaniu, odbiorca może otworzyć lub pobrać wiadomość.
• Rejestracja odbioru: System automatycznie rejestruje moment otwarcia lub pobrania wiadomości jako chwilę doręczenia.

Tak. E-Doręczenia są prawnym odpowiednikiem listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO). Oznacza to, że jeśli wiadomość zostanie dostarczona do skrzynki doręczeń, jej odbiór jest prawnie skuteczny.

Tak. Administrator skrzynki może przyznać dostęp do e-Doręczeń innym pracownikom lub upoważnionym osobom. Administrator nadaje osobom z organizacji role „uprawniony” albo „obserwator”.

• Uprawniony może zarządzać wszystkimi wiadomościami, a w tym: czytać, tworzyć, wysyłać, przenosić i usuwać wiadomości.
• Obserwator może jedynie czytać wiadomości.

Jeśli odbiorca (osoba fizyczna, firma) nie otworzy ani nie pobierze wiadomości w ciągu 14 dni od jej udostępnienia, zostanie ona automatycznie uznana za doręczoną po upływie tego czasu (tzw. fikcja prawna doręczenia).

Nieodebranie wiadomości nie wpływa na jej skuteczność prawną – obowiązują takie same zasady jak w przypadku listu poleconego.

Nie. E-Doręczenia działają wyłącznie w ramach Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i są wysyłane do zarejestrowanych skrzynek doręczeń. Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.

Tak, ale tylko wtedy, gdy obie strony posiadają adres do e-Doręczeń. W przeciwieństwie do korespondencji z urzędami, wiadomości między firmami nie są bezpłatne – podlegają opłatom zgodnie z cennikiem operatora e-Doręczeń.

Akceptowane są standardowe formaty plików, np.: PDF, DOCX, XML, RTF, JPG, PNG.

Maksymalna wielkość jednej wiadomości wynosi 500 MB.

• Natychmiast, jeśli odbiorca (osoba fizyczna, firma) otworzy/pobierze wiadomość w systemie.
• Po 14 dniach: Jeśli odbiorca nie otworzy ani nie pobierze wiadomości w ciągu 14 dni od jej udostępnienia, po upływie tego czasu zostanie ona uznana za doręczoną.

Jeśli odbiorca nie otworzy wiadomości, to po 14 dniach od umieszczenia jej w skrzynce zostanie ona uznana za skutecznie doręczoną – zgodnie z zasadą tzw. „fikcji doręczenia”.

Dla podmiotów niepublicznych – 3 GB.

Po zapełnieniu 98% pojemności użytkownik traci możliwość wysyłania i odbierania wiadomości, ale może je odczytywać i usuwać.

System zablokuje możliwość wysyłania i odbierania nowych wiadomości.

Użytkownik będzie mógł jedynie czytać i usuwać istniejącą korespondencję, aby zwolnić miejsce.

Można pobierać wiadomości na komputer lub archiwizować je na serwerze firmy.

Większość systemów oferuje opcję eksportu wiadomości do pliku PDF.

Nie. Istnieje zasada jednego adresu do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu.

Wprost reguluje to art. 32 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych: „Do bazy adresów elektronicznych wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu”.

Przedsiębiorcy zobowiązani do korzystania z e-Doręczeń muszą posiadać aktywną skrzynkę doręczeń i odbierać korespondencję kierowaną na swój adres.

W przypadku zmian w KRS lub CEIDG przedsiębiorca musi obecnie zgłosić adres do e-Doręczeń (jeśli nie został on wcześniej utworzony).

Administrator skrzynki w firmie odpowiada za działania skrzynki doręczeń i powinien dbać o ciągłość funkcjonowania systemu.

Przedsiębiorca zakładający jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) po 1 stycznia 2025 r. musi posiadać adres do e-Doręczeń w momencie rejestracji w CEIDG.

Spółki wpisywane do KRS od 1 stycznia 2025 r. również muszą mieć skrzynkę e-Doręczeń już na etapie rejestracji.

Tak. Każda firma wpisana do KRS lub CEIDG jest zobowiązana do posiadania adresu do e-Doręczeń.

• Dla firm rejestrowanych w KRS od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten istnieje od momentu wpisu.
• Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 kwietnia 2025 r.
• Dla przedsiębiorców rejestrujących JDG w CEIDG od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń istnieje od momentu rejestracji działalności.
• Przedsiębiorcy prowadzący JDG i wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2026 r.
• Jeśli przedsiębiorca wpisany do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. dokonuje zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r., musi podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń już w momencie składania wniosku o zmianę.

Nie ma bezpośrednich sankcji administracyjnych (np. grzywny) za brak skrzynki e-Doręczeń.

Jednak brak skrzynki może w przyszłości utrudnić przedsiębiorcy działanie i wykonywanie obowiązków.

Nie ma bezpośrednich kar finansowych za brak odbioru wiadomości.

Jednak po 14 dniach nieodebrana wiadomość zostaje uznana za skutecznie doręczoną – może to prowadzić do negatywnych skutków prawnych, np. przegapienia ważnych terminów administracyjnych lub sądowych.

Firmy dokonujące zmian we wpisie w KRS po 1 stycznia 2025 r. muszą dołączyć oświadczenie o posiadaniu adresu do e-Doręczeń lub – jeśli go nie mają – podać dane do jego utworzenia.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., którzy dokonują zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r., muszą podać dane niezbędne do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – usługa umożliwiająca bezpieczne przesyłanie i odbieranie dokumentów w formie elektronicznej. Ma status prawny równoważny listowi poleconemu z potwierdzeniem odbioru.

RDE (Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – komercyjna usługa dostarczana przez certyfikowanych operatorów, spełniająca wymogi eIDAS (unijnego rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej).

• Dokonać wyboru dostawcy, tj. PURDE (Poczta Polska S.A.) albo RDE (płatna kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego).
• Wyznaczyć administratora skrzynki e-Doręczeń, który będzie odpowiadał za jej obsługę.
• Przeszkolić pracowników, aby wiedzieli, jak odbierać i wysyłać wiadomości przez e-Doręczenia.
• Dostosować systemy IT, np. zintegrować e-Doręczenia z systemem EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją).

• Brak wiedzy i przeszkolenia pracowników – ryzyko nieodebrania ważnej korespondencji.
• Niedostosowanie systemów IT – konieczność aktualizacji lub integracji oprogramowania firmowego.
• Zmiana procedur wewnętrznych – nowa forma doręczeń wymaga dostosowania dotychczasowych zasad zarządzania dokumentami.
• Zarządzanie dostępem do skrzynki – odpowiednie upoważnienia dla pracowników mogą być kluczowe dla sprawnego funkcjonowania firmy.

• Oficjalna strona rządowa: edoreczenia.gov.pl
• Serwis biznesowy: biznes.gov.pl
• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 z późn. zm.)

Wykreślenie adresu z BAE jest możliwe w przypadkach takich jak likwidacja firmy czy zakończenie działalności gospodarczej.

Wniosek o wykreślenie adresu należy złożyć online, np. za pośrednictwem dedykowanej e-usługi na platformie biznes.gov.pl.

Decyzja o wykreśleniu adresu jest wydawana w formie decyzji administracyjnej i podlega natychmiastowemu wykonaniu.

Nie. W przypadku połączenia spółek, adres e-Doręczeń spółki przejmowanej nie jest automatycznie dezaktywowany. System PRS i e-Doręczenia nie są w żaden sposób połączone.

Obowiązek złożenia wniosku o wykreślenie adresu z BAE spoczywa na spółce przejmowanej. W tym celu należy zalogować się na skrzynkę do e-Doręczeń spółki przejmowanej, kliknąć przycisk „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”, a następnie złożyć wniosek o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z bazy.

• Do końca 2025 roku podmioty publiczne mogą wybierać między ePUAP a e-Doręczeniami.
• Przedsiębiorcy i osoby fizyczne mogą nadal komunikować się z urzędami przez ePUAP, jeśli wcześniej używali tego systemu.
• Od 1 stycznia 2026 r. ePUAP nie będzie już używany do doręczeń urzędowych – wszystkie podmioty publiczne przejdą na e-Doręczenia.
• Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.