Tylko w 2024 r. prezes UOKiK nałożył ponad 650 mln zł kar za porozumienia ograniczające konkurencję. By zdobyć dowody w takich sprawach, urząd coraz częściej korzysta z instytucji przeszukania. Na podstawie zgody sądu urzędnicy wchodzą bez zapowiedzi do siedziby firmy, by zabezpieczyć dokumenty i nośniki danych.
Kiedy urząd sięga po ten środek i jak się na to przygotować? Wyjaśniamy w praktycznym poradniku w formie pytań i odpowiedzi.
W jakich sprawach prezes UOKiK najczęściej nakłada kary pieniężne za naruszenie reguł konkurencji?
W zakresie ochrony konkurencji widzimy dwa obszary największej aktywności prezesa UOKiK. Organ antymonopolowy ze szczególną uwagą przygląda się tzw. zmowom cenowym i podziałom rynku, które wpływają szkodliwie nie tylko na konkurencję między przedsiębiorcami, ale też na dobrobyt konsumenta. Z przeglądu najnowszej praktyki prezesa UOKiK płyną dwa kluczowe wnioski. Po pierwsze, przedsiębiorcy działający na kolejnych szczeblach w łańcuchu dostaw muszą mieć swobodę samodzielnego określania swojej polityki cenowej. Po drugie, muszą mieć swobodę przedstawienia oferty każdemu klientowi, który się do nich zgłosi, nawet jeżeli jest to klient z obszaru, na którym działa inny dystrybutor.
Przykład:
W decyzji RKR-2/2022 prezes UOKiK ustalił, że spółka Karcher sp. z o. o., dostawca urządzeń czyszczących, niezgodnie z prawem ustalała z dystrybutorami (sprzedawcami) ceny odsprzedaży tych produktów. W komunikacie prasowym dotyczącym tej sprawy urząd akcentował, że praktyka powodowała, że ceny produktów oferowane konsumentom w sklepach stacjonarnych i internetowych były sztucznie zawyżane.
Przykład:
W sprawie zakończonej decyzją DOK-2/2024 organ antymonopolowy ukarał importera samochodów ciężarowych i współpracujących z nim dystrybutorów za niedozwolone dzielenie rynku. Prezes UOKiK ustalił, że przedsiębiorcy wyznaczyli rejony, w których pierwszeństwo obsługi klienta miał lokalny dystrybutor. W przypadku zapytania o ofertę pochodzącego od klienta spoza obszaru przydzielonego dystrybutorowi, ten ostatni powinien przekierować zainteresowanego do „właściwego miejscowo” sprzedawcy.
Czy dowiem się o tym, że UOKiK planuje w mojej firmie przeszukanie?
W odróżnieniu od kontroli prowadzonych w trybie ustawy prawo przedsiębiorców, prezes UOKiK nie zawiadamia przedsiębiorcy o zamiarze przeprowadzenia przeszukania. Aby je przeprowadzić, organ musi natomiast uzyskać zgodę sądu. Sąd może wyrazić zgodę na przeszukanie w dwóch przypadkach:
1) jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów lub
2) jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że w miejscu, które ma być przeszukane, znajdują się dowody lub dokumenty istotne dla postępowania.
Przedsiębiorca, u którego ma odbyć się przeszukanie, nie bierze udziału w postępowaniu przed sądem. Przeszukujący mają obowiązek doręczyć przedsiębiorcy postanowienie sądu przed rozpoczęciem czynności. Jest to dokument, który zawsze warto dokładnie zweryfikować. Jego treść wyznacza zakres poszukiwań, który nie powinien być przekroczony.
Ile może trwać przeszukanie?
W zgodzie sądu na przeprowadzenie przeszukania jest wskazany okres, w którym prezes UOKiK może podejmować czynności. W praktyce organ wnioskuje o nawet kilka miesięcy, choć cała akcja przeszukania w siedzibie przedsiębiorcy trwa zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni. O tym, jak długo trwa przeszukanie, decydują często kwestie techniczne. Wyszukanie i skopiowanie danych z komputerów, telefonów czy serwerów przedsiębiorcy i przeniesienie ich do zasobów UOKiK może trwać nawet kilka dni. Urzędnicy muszą jeszcze zapoznać się z tymi danymi i wyselekcjonować te, które zabezpieczą i które następnie będą wykorzystywać w ramach postępowania antymonopolowego lub wyjaśniającego. W praktyce taka selekcja danych z komputera (skrzynki e-mail, plików komputerowych) jednego pracownika może trwać kilka dni.
Co ważne, przeszukujący mogą nie tylko przeglądać dane przedsiębiorców na terenie firmy, lecz także mogą zabezpieczyć materiał dowodowy i przenieść miejsce prowadzenia czynności do biura UOKiK. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że pracownicy UOKiK nie będą zajmować pomieszczenia w biurze przedsiębiorcy, a tym samym potencjalnie zaburzać normalnego funkcjonowania firmy. Wadą natomiast jest to, że to w biurze UOKiK (w Warszawie lub w którymś z biur regionalnych delegatur UOKiK) urzędnicy będą analizować wewnętrzne dane spółki. Oczywiście przedsiębiorca i jego pełnomocnicy mają prawo brać w tym udział i wcześniej są informowani o tym, gdzie i kiedy będą prowadzone czynności. Jest to często kłopotliwe i wiąże się z dodatkowymi kosztami (podróży, noclegu), zwłaszcza dla przedsiębiorców spoza Warszawy lub miast, w których nie znajdują się delegatury UOKiK.
Jak przebiega przeszukanie, od czego zaczynają się czynności?
Przeszukanie rozpoczyna się od wejścia do biura siedziby przedsiębiorcy. Pracownicy UOKiK, wraz z funkcjonariuszami policji (choć nie zawsze) oraz informatykami proszą na recepcji biura o niezwłoczne spotkanie z członkiem zarządu spółki. W trakcie spotkania z przedstawicielem firmy okazują swoje legitymacje służbowe, informują, jaki jest cel ich wizyty oraz przekazują dokumenty: zgodę sądu na przeszukanie, postanowienie o wszczęciu postępowania oraz upoważnienie prezesa UOKiK do przeprowadzenia przeszukania przez poszczególnych pracowników urzędu. Ważne jest, aby dokładnie się z tymi dokumentami zapoznać i odnotować zakres udzielonego przez sąd upoważnienia. Następnie urzędnicy ustalają z przedstawicielem przedsiębiorcy przebieg przeszukania, informując przy tym jakie dane (np. z jakich komputerów, telefonów, serwerów) chcą zabezpieczyć, a także z jakimi osobami porozmawiać i odebrać wyjaśnienia. Wówczas należy udostępnić przeszukującym pomieszczenie, w którym przez kolejne dni będą prowadzić czynności. Pomieszczenie to będzie na czas trwania przeszukania oplombowane. Kolejne dni skupiają się na kwestiach technicznych polegających na kopiowaniu elektronicznych danych przedsiębiorcy oraz ich wstępnej analizie przez urzędników, co jest dość czasochłonne. Przeszukujący mogą też sprawdzać dokumenty papierowe i stanowiska pracy poszczególnych osób (biurka, szuflady, szafy). Z każdej czynności sporządzane są dokładne notatki służbowe. Na koniec przedsiębiorca jest informowany, jakie dane zostaną zabezpieczone i będą dalej rozpatrywane w ramach postępowania. Pozostałe dane, z którymi zapoznawali się przeszukujący, a nie włączyli ich do materiału dowodowego, są usuwane z komputerów UOKiK. Z całego przeszukania sporządzany jest protokół, w którym odnotowywane są poszczególne czynności dokonywane przez pracowników urzędu.
Jakie obowiązki ma przeszukiwany przedsiębiorca? Czego nie musi robić podczas przeszukania?
Przedsiębiorca ma obowiązek m.in.:
— udostępnić przeszukującym wydzielone pomieszczenia (np. salę konferencyjną, gabinet), gdzie będą mogli rozłożyć swój sprzęt i analizować materiał dowodowy;
— umożliwić przeszukującym wstęp na teren całego przedsiębiorstwa i udostępniać poszczególne stanowiska pracy (szafy, biurka);
— przekazać do skopiowania i analizy wszelkiego rodzaju dane z nośników – telefonów, laptopów, komputerów, serwerów;
— złożyć ustne wyjaśnienia dotyczące przedmiotu przeszukania;
— wydać inne przedmioty mogące stanowić dowód w sprawie (np. schemat struktury organizacyjnej spółki).
W czasie przeszukania przedsiębiorca ma prawo przede wszystkim być obecny, a tym samym obserwować wszystkie czynności podejmowane przez przeszukujących. Gdy przeszukujący przeglądają dokumentację spółki lub na swoich komputerach analizują wstępnie dane zabezpieczone z zasobów elektronicznych firmy, przedsiębiorca lub osoba przez niego wyznaczona (np. adwokat, asystent) może śledzić pracę przeszukujących, a przy tym zgłaszać swoje uwagi. Ponadto przedsiębiorcy przysługuje zażalenie do Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, jeżeli przeszukujący naruszą w trakcie przeszukania jego prawa, np. wykroczą poza zakres przedmiotowy przeszukania. Przykładowo sprawa będzie dotyczyć działalności spółki w okresie od 2010, a przeszukujący zabezpieczą i zabiorą dowody z okresu 2005-2008.
Zasadą jest obowiązek umożliwienia przeszukującym prowadzenia czynności. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca narażą się na karę finansową (zob. odpowiedź na pytanie niżej). Warto przy tym zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach przeszukiwany ma prawo odmówić urzędniku udzielenia informacji lub współdziałania w toku przeszukania.
Przykład: Przedsiębiorca lub pracownik przedsiębiorcy może w trakcie składania wyjaśnień odmówić odpowiedzi na pytania, jeżeli narażą go lub osoby mu najbliższe (m.in. małżonkę, dzieci, rodzeństwo, a także partnera, partnerkę) na odpowiedzialność karną.
Przykład: Przedsiębiorca może zastrzec, że dany dokument jest objęty tajemnicą adwokacką lub radcowską. Przeszukujący nie mogą go zabezpieczyć i włączyć jako dowód do trwającego postępowania, jednak mogą się z nim pobieżnie zapoznać. W razie wątpliwości, o dopuszczalności skorzystania z takiego materiału w postępowaniu rozstrzygnie sąd.
Co dzieje się po zakończeniu czynności?
Z przeszukania jest sporządzany protokół, który jest przekazywany przedsiębiorcy, zazwyczaj kilka tygodni po przeszukaniu. Ten ma prawo złożyć do niego zastrzeżenia. Prezes UOKiK może uwzględnić uwagi przedsiębiorcy (ale nie musi tego robić), z kolei przedsiębiorca może podpisać protokół (ale nie musi). Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować dokument i sprawdzić, czy jego treść zgadza się z ustaleniami przedsiębiorcy, ponieważ protokół stanowi podsumowanie całej akcji przeszukania i będzie na dalszym etapie postępowania wykorzystywany.
Z punktu widzenia strategii procesowej przedsiębiorcy istotne jest, aby po zakończeniu przeszukania dokonać własnego podsumowania całej akcji, w ramach którego warto:
— zebrać wszystkie dane (maile, umowy, dokumenty), które ostatecznie zabezpieczył i skopiował UOKiK;
— ustalić, czy zebrane przez przeszukujących dowody mogą wiązać się z ryzykiem prawnym;
— porozmawiać z pracownikami i wyjaśnić czego dotyczyło przeszukanie;
— sporządzić własny raport podsumowujący całe przeszukanie.
Jakie kary grożą za brak współpracy podczas przeszukania lub utrudnianie czynności
Prezes Urzędu może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości do 3% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary, jeżeli przedsiębiorca – choćby nieumyślnie – uniemożliwia lub utrudnia rozpoczęcie lub przeprowadzenie przeszukania oraz nie wykonuje obowiązków. Sytuacjami, które w praktyce mogą skutkować nałożeniem kary, są między innymi: usuwanie wiadomości mailowych, niszczenie dokumentów w trakcie przeszukania; odmowa wpuszczenia przeszukujących do siedziby firmy przed przybyciem prezesa spółki; zrywanie plomb zabezpieczających pomieszczenia przeszukujących; informowanie partnerów handlowych o trwającym w firmie przeszukaniu.
Przykład:
W decyzji DOK-6/2023 prezes UOKiK ukarał przedsiębiorcę karą pieniężną za utrudnianie przeszukania. Naruszenie procedur polegało w tym wypadku na tym, że wspólnik przeszukiwanej spółki udzielił urzędnikom nieprawdziwych informacji na temat telefonów używanych do celów służbowych. Przeszukujący poprosili o przekazanie komórki używanej do celów służbowych. Otrzymali telefon, na którym było zaledwie kilka zapisanych kontaktów, kilka wiadomości i połączeń. Wspólnik przeszukiwanej spółki wydał telefon służbowy dopiero następnego dnia przeszukania, po tym jak przeszukujący ponownie go o to poprosili.
Przykład
W decyzji DOK-2/2022 kara 700 tys. zł spotkała spółkę, której menadżer poinformował o rozpoczęciu przeszukania swoich współpracowników wysyłając wiadomość tekstową. Menadżer ukaranej spółki działał przy tym wbrew żądaniu przeszukujących, aby na tym wstępnym etapie nie informować współpracowników o rozpoczęciu czynności. Prezes UOKiK uzasadniał sankcję tym, że powiadomienie pracowników o przeszukaniu wyeliminowało kluczowy z punktu widzenia urzędu element zaskoczenia.
Dodatkowo prezes UOKiK może nakładać kary pieniężne za utrudnianie przeszukania na konkretne osoby np. członka zarządu spółki lub pracownika. Maksymalna kwota takiej kary może wynosić do pięćdziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (obecnie to ponad 400 tys. zł). Na karę narażają się też osoby, które udzieliły przeszukującym nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd informacji.
Podsumowanie
Prezes UOKiK regularnie korzysta w swojej działalności z uprawnienia do przeprowadzania przeszukań w siedzibach przedsiębiorców. Niezapowiedziana wizyta urzędników jest stresującym zdarzeniem, do którego firmy powinny być przygotowane, aby uniknąć ryzyka surowych kar pieniężnych za utrudnianie czynności. Z drugiej strony przeszukanie jest początkiem postępowania wyjaśniającego w stosunku do przedsiębiorcy. Aktywny udział w czynnościach i dokładne prześledzenie materiału, który pozyskał w trakcie tej akcji to podstawa do zbudowania strategii procesowej na dalsze etapy sprawy.
Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z autorami: Jakubem Sadurskim i Wojciechem Wydmańskim.
Artykuł został opublikowany w Dzienniku Gazecie Prawnej 15 kwietnia 2025.